Qu’est-ce que l’EDI ?
- L’EDI (Electronic Data Interchange ou échange de données informatisé) est un système informatisé permettant l’échange de documents commerciaux électroniques entre des partenaires commerciaux. Il s’agit d’un processus automatisé qui élimine le besoin d’envoyer des documents papier par la poste ou par fax.
- L’EDI implique la transmission de documents électroniques normalisés, tels que les commandes, les confirmations de commande, les avis d’expédition, les factures et les relevés de compte. Ces documents sont échangés entre les partenaires commerciaux selon un format standard, ce qui facilite l’intégration des systèmes informatiques des partenaires et réduit les erreurs et les délais de traitement.
- L’EDI peut être utilisé par toutes sortes d’entreprises, grandes et petites, dans divers secteurs d’activité. Il peut être mis en œuvre en interne, entre des filiales d’une même entreprise, ou entre des partenaires commerciaux externes, tels que des fournisseurs, des clients, des transporteurs et des banques.
- L’EDI est souvent demandé par les acteurs de la Grande Distribution (Carrefour, Leclercq, Delhaize, Intermarché…) à leurs fournisseurs pour faciliter la communication et les échanges commerciaux, des commandes aux factures, en passant par les bons de livraison. Ces transactions électroniques automatisées sont un avantage en termes de coûts logistiques pour la grande distribution, et peuvent être un gain de temps pour leurs fournisseurs, à condition de passer par une phase d’investissement dans des outils informatiques.
Quels sont les avantages que m’offre l’EDI ?
Les avantages de travailler avec des canaux EDI sont nombreux. En voici les plus importants :
- Amélioration de la productivité : les processus d’échange de données EDI sont plus rapides et plus fiables que les processus manuels traditionnels, ce qui peut entraîner une augmentation de la productivité.
- Réduction des erreurs : les échanges de données EDI automatisés peuvent réduire les erreurs humaines et les délais associés aux processus manuels.
- Meilleure collaboration : les canaux EDI permettent une communication en temps réel entre les différents partenaires commerciaux, ce qui peut améliorer la collaboration et la qualité de service.
- Économies de temps et d’argent : les échanges de données EDI peuvent réduire les coûts de traitement des commandes, les coûts de papier et les coûts associés aux erreurs.
Quels sont les canaux avec lesquels je peux travailler rapidement dans mon entreprise via BIVFood ?
BIVteam a développé et intégré trois modules EDI dans son ERP BIVFood :
- ORDER : L’ERP BIVFood vérifie constamment si des fichiers électroniques de commande sont disponibles sur une plateforme FTP dédiée et intègre directement celle-ci dans le module de gestion des commandes client afin de gérer leur préparation.
- DESADV + SSCC (un numéro SSCC – Serial Shipping Container Code – est un code d’identification unique à 18 chiffres utilisé pour suivre les mouvements de produits à travers une chaîne d’approvisionnement) : Pendant la phase de préparation de la commande client, des numéros SSCC* sont générés par l’ERP afin d’imprimer les étiquettes SSCC destinées à l’identification des palettes; dès que la commande est préparée, une note d’envoi est éditée, déclenchant la disponibilité du fichier DESADV qui en est sa version électronique. Le DESADV est acheminé via une plateforme FTP pour être directement intégré dans le système du client afin de préparer la réception de la commande, et ce avant même que le camion ne quitte le producteur.
- INVOICE / CREDIT NOTE :
- L’ERP BIVFood offre un module de facturation électronique ainsi qu’un module de gestion de note de retour et de note de crédit automatique. À la suite de la phase de facturation, un fichier INVOICE reprend les éléments facture pour être envoyés directement chez le client par le même chemin que le DESADV.
- Dans le cas d’un retour de marchandise, l’ERP gère l’éventuelle remise en stock (et / ou permet une correction de prix) et la création d’une note de crédit, qui sera acheminée sous forme électronique par le même processus dans le système du client.
Comment BIVteam peut m’aider à démarrer avec l’EDI ?
Pour mettre en place des flux d’échanges EDI, vous devrez intégrer ces derniers dans vos processus de prise de commande, de préparation de commande pour les clients et de facturation.
Voici les étapes pendant lesquelles nous vous accompagnons :
- Évaluation de la faisabilité de l’intégration de l’EDI dans vos processus.
- Choix du fournisseur EDI : chez BIVteam, nous travaillons avec diverses plateformes EDI dont notamment notre partenaire TRADESHIFT avec lesquels nous avons développé des formats de fichier aisément adaptables selon les systèmes de vos clients.
- Configuration du système : votre système EDI étant directement intégré dans votre ERP BIVFood, celui-ci est parfaitement paramétré à vos processus commerciaux pour garantir la fiabilité des échanges de données avec vos clients.
- Formation des employés : ensemble, nous veillons à former vos employés à l’utilisation du système EDI.
- Test et déploiement : nous vous accompagnons tout au long du déploiement afin d’assurer la validation des résultats de la période de test.
- Surveillance et maintenance : l’ERP BIVFood vous permet toujours de vous assurer que vos clients détiennent et reçoivent les bonnes informations sur vos produits; de plus, votre fournisseur de plateforme EDI vous garantit le bon fonctionnement des échanges de manière sécurisée.