Selon une étude menée par SD Works, le Belge serait prêt à travailler 50% de son temps à domicile. Le télétravail a donc la cote auprès des travailleurs et avec lui, la digitalisation continue de prendre tout son sens. Les entreprises transforment leur mode de fonctionnement mais les PME sont-elles prêtes à faire face à ces nouveaux enjeux ?
Au sein de votre PME, certains départements ont très certainement déjà amorcés leur digitalisation pour des opérations telles que la facturation, la comptabilité, l’envoi de bons de commande client ou de mails pour les commandes fournisseurs.
Toutefois, la digitalisation touche l’ensemble des départements d’une entreprise allant des ventes à la production en passant par la relation client ou les ressources humaines. Elle va rencontrer de nombreux avantages comme la dématérialisation de l’information à l’heure où les préoccupations environnementale sont omniprésentes, la centralisation et la mise à jour des données en temps réel, l’augmentation de la productivité, la scalabilité ou encore la sécurité des données.
Pour réussir la mise en place de votre digitalisation, nous vous donnons 6 bons conseils :
1 • Inscrire une volonté de changement
Avant d’entamer n’importe quelle démarche ou de contacter un prestataire, nous vous recommandons de réfléchir en profondeur à votre volonté de changement. Le comité de direction de votre PME doit être fermement convaincu de l’importance du projet et du travail que celui-ci représente.
Ce processus de digitalisation va nécessiter de nombreuses ressources humaines et financières. Il va s’étaler sur plusieurs mois de travail. Avoir l’appui formel de la direction est donc capital pour sa parfaite mise en œuvre.
2 • Susciter l’adhésion des collaborateurs
La transformation digitale de l’entreprise va impliquer de grands changements dans son mode de fonctionnement futur. Ils vont immanquablement se répercuter sur l’ensemble des collaborateurs.
Nous préconisons donc de communiquer avec vos équipes votre vision et vos motivations, de bâtir et développer les arguments indispensables pour les fédérer autour de ce projet commun voire même de les intégrer au processus de réflexion avec la mise en place de petits groupes de travail. Amener l’ensemble de votre personnel à comprendre les enjeux de la digitalisation dans l’environnement actuel est un facteur de réussite.
Anticiper également d’investir dans leur formation. Celle-ci est indispensable pour que les nouveaux process et outils soient compris et maîtrisés.
3 • Dresser une photographie de votre situation digitale
À ce stade, il est question de vous projeter concrètement dans la digitalisation de l’entreprise. Si vous pouvez encore opérer seul, un prestataire peut aussi vous y aider. C’est le moment de revoir votre organisation et de penser à redéfinir les rôles de chacun en vous posant des questions comme qui fait quoi ? Comment l’information passe d’une personne à l’autre, d’un service à l’autre ?
Il est aussi essentiel de vous interroger sur les nouveaux modes de travail que vous autorisez comme le télétravail, la mobilité, les espaces de coworking ou encore les bureaux nomades.
4 • Envisager un accompagnement par un spécialiste
C’est surtout à ce stade que nous vous recommandons d’avoir recours à un spécialiste en digitalisation. Il va analyser avec vous et vos collaborateurs les zones d’ombres non digitalisées dans votre PME mais aussi apporter des solutions adaptées à votre entreprise en prenant en considération vos méthodes de travail, votre personnel et vos contraintes spécifiques.
Prenez donc le temps de vous entretenir avec différents prestataires pour vous assurer que sa philosophie rencontre votre vision afin de faire les bons choix.
5 • Sélectionner les outils adaptés
Votre digitalisation passe par la mise en place, étape par étape, de logiciels et d’outils adaptés et ce pour tous les maillons de votre PME.
En concertation avec votre prestataire, vous pourriez opter en fonction de vos besoins pour de nouvelles technologies comme des logiciels ERP, CRM, GMAO, une plateforme web de communication, de l’e-business ou encore de l’e-commerce. Les outils device adaptés peuvent quant à eux aller de la tablette au PC, du grand écran fixe tactile au smartphone en passant par des scanner ou pocket PC.
6 • Viser l’amélioration continue
Même si la réflexion et la mise en place de votre digitalisation requièrent du temps, l’utilisation de celle-ci va exiger certaines adaptations. Entre la réflexion et la pratique, quelques ajustements seront certainement nécessaires.
De plus, la digitalisation est évolutive. Elle va progresser en même temps que votre mode de fonctionnement. Restez à l’écoute pour continuer votre progression digitale.
Afin de vous aider à construire votre réflexion, voici quelques questions vous évaluer vos besoins en digitalisation :
- Est-ce que le télétravail est difficile à mettre en place dans ma PME ?
- Est-ce que les personnes sur la route sont équipés d’outils pour fonctionner efficacement ?
- Dans quelle mesure avez-vous envie de consacrer de l’espace et du budget pour l’archivage de documents papier ?
- Comment l’accès à l’information se met-il en place dans votre organisation ? L’information est-elle centralisée, sécurisée et mise à jour en temps réel afin que chacun puisse disposer d’éléments pertinents ?